Melamar kerja lewat email adalah salah satu cara yang paling umum dan praktis untuk mencari pekerjaan di era digital saat ini. Namun, tidak semua orang tahu bagaimana cara melamar kerja lewat email yang benar dan efektif. Padahal, email lamaran kerja adalah kesempatan pertama Anda untuk menarik perhatian dan membuat kesan baik bagi HRD atau calon atasan Anda nantinya.

Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting saat melamar kerja lewat email, mulai dari alamat email tujuan hingga berkas persyaratan yang Anda lampirkan. Dalam artikel ini, mari kita bahas beberapa tips dan contoh cara melamar kerja lewat email yang benar dan profesional, agar kesempatan Anda dipanggil wawancara semakin tinggi.

Cek Alamat Email Tujuan Lamaran

Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum melamar kerja lewat email adalah memastikan bahwa Anda mengirimkan email lamaran ke alamat email yang tepat. Biasanya, alamat email tujuan lamaran kerja akan dicantumkan di dalam iklan lowongan kerja yang Anda lihat. Jika tidak ada, Anda bisa mencari informasi di situs web perusahaan atau media sosialnya.

Jangan asal mengirimkan email lamaran ke alamat email umum perusahaan, seperti info@perusahaan.com atau contact@perusahaan.com. Hal ini akan membuat email Anda tidak sampai ke orang yang berwenang atau bahkan terabaikan. Pastikan Anda mengirimkan email lamaran ke alamat email yang ditujukan untuk penerimaan karyawan, yang umumnya mengandung nama HRD-nya, atau email umum yang memiliki format seperti recruitment@perusahaan.com atau hr@perusahaan.com.

Pastikan Subject Email Sudah Sesuai

Subject email berlaku sebagai judul dari email yang Anda kirimkan. Subject email sangat penting karena menjadi salah satu faktor yang menentukan apakah email Anda akan dibuka atau tidak oleh penerima.

Subject email yang baik untuk lamaran kerja biasanya berisi posisi yang Anda lamar, nama Anda, dan sumber informasi lowongan kerja. Contohnya, “Lamaran Kerja sebagai Marketing Manager – Budi Santoso – Jobstreet.com”. Dengan subject email seperti ini, penerima akan langsung tahu siapa Anda dan apa tujuan Anda mengirimkan email.

Sebut Nama Recruiter

Setelah Anda menulis subject email, Anda bisa mulai menulis isi email lamaran kerja Anda. Hal pertama yang harus Anda tulis adalah salam pembuka dan menyebut nama orang yang Anda lamar. Jika Anda tahu nama orang yang bertanggung jawab atas penerimaan karyawan di perusahaan yang Anda lamar, sebutkan nama lengkap dan jabatannya. Contohnya, “Kepada Yth. Bapak/Ibu Rizky Pratama, HR Manager PT. ABC”.

Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda lamar, Anda bisa menggunakan salam umum, seperti “Kepada Yth. HRD PT. ABC” atau “Kepada Yth. Tim Recruitment PT. ABC”. Hindari menggunakan salam yang terlalu umum atau tidak sopan, seperti “Halo” atau “Dear Sir/Madam”. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda tidak serius atau tidak menghargai penerima email Anda.

Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal

Salah satu hal yang harus Anda perhatikan saat menulis email lamaran kerja adalah bahasa yang Anda gunakan. Anda harus menggunakan bahasa yang sopan, formal, dan sesuai dengan etika bisnis. Hindari menggunakan bahasa yang kasar, slang, atau tidak baku. Juga hindari menggunakan singkatan, emotikon, atau tanda seru yang berlebihan.

Anda juga harus memperhatikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang benar. Kesalahan-kesalahan kecil seperti ini dapat menurunkan kredibilitas dan profesionalisme Anda di mata penerima email. Oleh karena itu, sebelum mengirimkan email lamaran kerja, pastikan Anda membaca ulang dan memeriksa email Anda dengan teliti. Anda dapat menggunakan aplikasi daring, seperti Grammarly atau ChatGPT, untuk membantu memeriksa email lamaran kerja Anda setelah Anda selesai menuliskannya. 

Siapkan Berkas Persyaratan dengan Rapi

Langkah selanjutnya adalah melampirkan berkas-berkas persyaratan yang diminta oleh perusahaan yang Anda lamar. Biasanya, berkas-berkas ini meliputi CV, ijazah, transkrip nilai, sertifikat, dan portofolio. Pastikan Anda memiliki berkas-berkas ini dalam format yang sesuai, seperti PDF, DOC, atau JPG. Cek apakah formatnya sudah ditentukan, namun jika belum, Anda bisa mengonfirmasinya terlebih dahulu dengan pihak HRD perusahaan yang akan Anda lamar.

Anda juga harus menamai berkas-berkas ini dengan rapi dan jelas, agar mudah dikenali oleh penerima email. Contohnya, “CV_Budi Santoso.pdf”, “Ijazah_Budi Santoso.jpg”, atau “Portofolio_Budi Santoso.pdf”. Langsung sunting berkas yang namanya terlihat acak atau tidak relevan, seperti “Dokumen1.pdf” atau “IMG_1234.jpg”.

Tak kalah penting adalah perhatikan juga ukuran berkas-berkas yang Anda lampirkan. Hindari mengirimkan berkas yang ukurannya terlalu besar, karena dapat membuat email Anda sulit terkirim atau dibuka oleh penerima. Usahakan untuk mengompres berkas-berkas Anda agar ukurannya tidak lebih dari 2 MB.

Perhatikan Waktu Pengiriman Lamaran

Waktu pengiriman lamaran juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan saat melamar kerja lewat email. Anda harus mengirimkan email lamaran sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh perusahaan yang Anda lamar. Jangan terlambat atau terlalu cepat mengirimkan email lamaran, karena hal ini dapat menunjukkan ketidakseriusan atau ketidaksabaran Anda.

Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan zona waktu dan hari kerja dari perusahaan yang Anda lamar. Jika Anda melamar ke perusahaan yang berada di luar negeri atau di daerah yang berbeda zona waktunya dengan Anda, pastikan Anda menyesuaikan waktu pengiriman email Anda dengan waktu setempat mereka. Juga, hindari mengirimkan email lamaran di akhir pekan atau hari libur, karena kemungkinan besar email Anda tidak akan segera dibaca.

Sebagai tips, Anda bisa menggunakan fitur schedule atau jadwal kirim yang ada di beberapa layanan email, seperti Gmail atau Outlook. Dengan fitur ini, Anda bisa menentukan kapan email Anda akan terkirim secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu khawatir ketinggalan atau salah waktu.

Lakukan Final Check Sebelum Mengirim

Langkah terakhir yang harus Anda lakukan sebelum mengirimkan email lamaran kerja adalah melakukan final check atau pengecekan akhir. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa email lamaran kerja Anda sudah sempurna dan tidak ada kesalahan atau kekurangan mendasar yang dapat merugikan Anda.

Ulas kembali semua hal yang sudah kita bahas di artikel ini ketika Anda melakukan final check, yaitu:

• Alamat email tujuan: Pastikan Anda sudah menulis alamat email tujuan dengan benar dan sesuai dengan yang diminta oleh perusahaan.
• Subject email: Pastikan subject email Anda sudah jelas, singkat, dan menarik, serta berisi posisi yang Anda lamar, nama Anda, dan sumber informasi lowongan kerja.
• Bahasa: Pastikan bahasa yang Anda gunakan sudah sopan, formal, dan sesuai dengan etika bisnis, serta tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau tanda baca.
• Berkas persyaratan: Pastikan berkas-berkas persyaratan yang Anda lampirkan sudah sesuai dengan yang diminta oleh perusahaan, memiliki format yang tepat, dinamai dengan rapi, dan tidak terlalu besar ukurannya.
• Waktu pengiriman: Pastikan waktu pengiriman email Anda sudah sesuai dengan batas waktu, zona waktu, dan hari kerja dari perusahaan yang Anda lamar.

Jika Anda sudah yakin bahwa semua hal di atas sudah Anda lakukan dengan baik, maka Anda bisa mengirimkan email lamaran kerja Anda dengan percaya diri.

Contoh Email Lamaran Kerja yang Benar

Berikut adalah dua contoh surat lamaran kerja yang bisa Anda jadikan referensi, dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, jangan semata-mata menyalin isinya saja. Pastikan surat lamaran Anda disesuaikan berdasarkan dengan persyaratan posisi yang Anda lamar, beserta kualifikasi dan latar belakang profesional Anda.

Contoh Email Lamaran Kerja dalam Bahasa Indonesia

Jakarta, 13 November 2023

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Rizky Pratama
HR Manager PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123 Jakarta

Dengan hormat,

Saya Budi Santoso, lulusan S1 Manajemen Pemasaran dari Universitas XYZ. Saya tertarik untuk melamar posisi Marketing Manager di perusahaan Bapak/Ibu, yang saya lihat di Jobstreet.com.

Saya memiliki pengalaman lebih dari 5 tahun di bidang pemasaran, baik di perusahaan lokal maupun multinasional. Saya pernah bekerja sebagai Marketing Executive di PT. DEF, dimana saya bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi strategi pemasaran produk-produk perusahaan. Saya juga pernah bekerja sebagai Marketing Consultant di PT. GHI, dimana saya memberikan konsultasi dan solusi pemasaran kepada klien-klien dari berbagai industri.

Saya memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjadi Marketing Manager yang sukses. Saya mampu melakukan analisis pasar, segmentasi, dan positioning, serta mengembangkan dan mengimplementasikan rencana pemasaran yang efektif dan efisien. Saya juga memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, dan presentasi yang baik, serta dapat bekerja secara tim maupun mandiri.

Saya tertarik untuk bergabung dengan PT. ABC karena saya mengagumi visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan Bapak/Ibu. Saya yakin bahwa saya dapat memberikan kontribusi positif dan meningkatkan kinerja pemasaran perusahaan Bapak/Ibu.

Bersama surat ini, saya lampirkan CV dan portofolio saya untuk pertimbangan Bapak/Ibu. Saya berharap dapat mendapatkan kesempatan untuk menjelaskan lebih lanjut tentang kualifikasi dan potensi saya dalam wawancara.

Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang Bapak/Ibu berikan. Saya dapat dihubungi melalui nomor telepon 08123456789 atau email budi.santoso@email.com.

Hormat saya, 

Budi Santoso

Contoh Email Lamaran Kerja dalam Bahasa Inggris

Jakarta, November 13, 2023

To whom it may concern,
Mr./Mrs. Rizky Pratama
HR Manager of PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123 Jakarta

Dear Mr./Mrs. Pratama,

I am Budi Santoso, an undergraduate in Marketing Management from XYZ University. I am interested in applying for the position of Marketing Manager at your company, which I saw on Jobstreet.com.

I have more than 5 years of experience in marketing, both in local and multinational companies. I worked as a Marketing Executive at PT. DEF, where I was responsible for planning, executing, and evaluating the marketing strategies of the company’s products. I also worked as a Marketing Consultant at PT. GHI, where I provided marketing consultation and solutions to clients from various industries.

I have the skills and knowledge required to be a successful Marketing Manager. I am able to perform market analysis, segmentation, and positioning, as well as develop and implement effective and efficient marketing plans. I also have good communication, negotiation, and presentation skills, and I can work in a team or independently.

I am interested in joining PT. ABC because I admire your company’s vision, mission, and values. I am confident that I can provide a positive contribution and improve the marketing performance of your company.

Along with this letter, I attach my CV and portfolio for your consideration. I hope to explain more about my qualifications and potential in an interview.

Thank you for your attention and opportunity. I can be contacted via phone number 08123456789 or email budi.santoso@email.com.

Sincerely, 

Budi Santoso

Penutup

Demikianlah tips dan contoh cara melamar kerja lewat email yang benar dan profesional. Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan tanggapan positif dan undangan wawancara dari perusahaan yang Anda lamar.

Namun, ingatlah bahwa email lamaran kerja hanyalah langkah awal dalam proses mencari pekerjaan. Persiapkan diri Anda untuk tahap-tahap perekrutan selanjutnya, seperti tes online, wawancara, dan negosiasi gaji. Semoga artikel ini bermanfaat dan tetap semangat meraih pekerjaan impian!